Tandis que pèse sur le responsable du traitement un certain nombre d’obligations, la personne concernée jouit de plusieurs droits qui lui conférés par la loi informatique et libertés et le RGPD.

Au nombre de ces droits figurent, le droit à être informé du traitement.

Il convient ici de distinguer selon que la collecte des données est directe ou indirecte

§1 : La collecte directe de données à caractère personnel

==> L’obligation d’informer la personne concernée

  • Principe
    • Le principe de traitement loyal et transparent exige que la personne concernée soit informée de l’existence de l’opération de traitement et de ses finalités.
    • Aussi, le responsable du traitement a-t-il pour obligation de fournir à la personne concernée toute autre information nécessaire pour garantir un traitement équitable et transparent, compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels les données à caractère personnel sont traitées.
    • Les informations qui doivent être communiquées à la personne concernée en cas de collecte directe de ses données, soit lorsque ladite collecte a été effectuée auprès de la personne, ont été définies à l’article 13 du RGPD.
  • Exception
    • L’obligation d’informer la personne concernée en cas de collecte directe est assortie d’une exception
    • Le RGPD prévoit que le responsable du traitement est dispensé de cette obligation lorsque la personne concernée dispose déjà de des informations qui doivent lui être communiquées
    • Il appartiendra alors au responsable de prouver que la personne concernée disposait de ces informations pour s’exonérer de sa responsabilité.

==> Le contenu de l’information à fournir à la personne concernée

L’article 13 du RGPD prévoit que le responsable du traitement doit fournir à la personne concernée les informations suivantes :

  • L’identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement ;
  • Le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données ;
  • Les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ainsi que la base juridique du traitement ;
  • Lorsque le traitement est fondé sur la poursuite d’un intérêt légitime, ceux poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers ;
  • Les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel, s’ils existent ;
  • Le cas échéant, le fait que le responsable du traitement a l’intention d’effectuer un transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, et l’existence ou l’absence d’une décision d’adéquation rendue par la Commission ou, dans le cas des transferts visés à l’article 46 ou 47, ou à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, la référence aux garanties appropriées ou adaptées et les moyens d’en obtenir une copie ou l’endroit où elles ont été mises à disposition ;
  • La durée de conservation des données à caractère personnel ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • L’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données ;
  • Lorsque le traitement est fondé sur le consentement l’existence du droit de retirer son consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;
  • Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • Des informations sur la question de savoir si l’exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne la conclusion d’un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel, ainsi que sur les conséquences éventuelles de la non-fourniture de ces données;
  • L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l’article 22, paragraphes 1 et 4, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

==> Le moment de la fourniture de l’information à la personne concernée

La fourniture de l’information doit intervenir au moment où les données à caractère personnel de la personne concernée sont collectées

A cet égard lorsque le responsable du traitement a l’intention d’effectuer un traitement ultérieur des données à caractère personnel pour une finalité autre que celle pour laquelle les données à caractère personnel ont été collectées, il doit fournir, au préalable, à la personne concernée des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information pertinente

§2 : La collecte indirecte de données à caractère personnel

==> L’obligation d’informer la personne concernée

  • Principe
    • La collecte est indirecte lorsqu’elle n’est pas directement réalisée auprès de la personne concernée, soit lorsqu’elle intervient par l’entremise d’une tierce personne.
    • Il en va ainsi en cas d’achat d’un fichier de données ou de collecte sur une plateforme numérique.
    • En effet, de nombreuses entreprises achètent, cèdent ou revendent des fichiers de données à caractère personnel, qui sont ainsi collectées de façon indirecte.
    • Dans cette hypothèse, pour ne pas être considérée comme déloyale, la collecte indirecte doit nécessairement s’accompagner d’une information à la personne concernée de l’existence d’un traitement de ses données ainsi que de ses droits qui en découlent (droit d’accès, d’opposition etc.).
    • Le fait que la personne dont les données sont collectées indirectement ait déjà consenti au traitement de ses données ne dispense pas l’auteur d’une collecte indirecte de satisfaire à son obligation d’information.
    • L’article 14 du RGPD prévoit ainsi que lorsque les données à caractère personnel n’ont pas été collectées auprès de la personne concernée, le responsable du traitement doit fournir à celle-ci un certain nombre d’informations
  • Exceptions
    • L’exigence d’informer la personne concernée en cas de collecte indirecte de ses données à caractère personnel est assortie de plusieurs exceptions :
      • La personne concernée dispose déjà de ces informations ;
      • La fourniture de telles informations se révèle impossible ou exigerait des efforts disproportionnés, en particulier pour le traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques sous réserve des conditions et garanties visées à l’article 89, paragraphe 1, ou dans la mesure où l’obligation visée au paragraphe 1 du présent article est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs dudit traitement. En pareils cas, le responsable du traitement prend des mesures appropriées pour protéger les droits et libertés ainsi que les intérêts légitimes de la personne concernée, y compris en rendant les informations publiquement disponibles ;
      • L’obtention ou la communication des informations sont expressément prévues par le droit de l’Union ou le droit de l’État membre auquel le responsable du traitement est soumis et qui prévoit des mesures appropriées visant à protéger les intérêts légitimes de la personne concernée ;
      • Les données à caractère personnel doivent rester confidentielles en vertu d’une obligation de secret professionnel réglementée par le droit de l’Union ou le droit des États membre, y compris une obligation légale de secret professionnel.

==> Le contenu de l’information à fournir à la personne concernée

Au nombre des informations qui doivent être communiquées à la personne concernée en cas de collecte indirecte de ses données à caractère personnel figurent :

  • L’identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement ;
  • Le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données ;
  • Les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ainsi que la base juridique du traitement ;
  • Les catégories de données à caractère personnel concernées ;
  • Le cas échéant, les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
  • Le cas échéant, le fait que le responsable du traitement a l’intention d’effectuer un transfert de données à caractère personnel à un destinataire dans un pays tiers ou une organisation internationale, et l’existence ou l’absence d’une décision d’adéquation rendue par la Commission ou, dans le cas des transferts visés à l’article 46 ou 47, ou à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, la référence aux garanties appropriées ou adaptées et les moyens d’en obtenir une copie ou l’endroit où elles ont été mises à disposition ;
  • La durée pendant laquelle les données à caractère personnel seront conservées ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • Lorsque le traitement est fondé sur la poursuite d’un intérêt légitime, ceux poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers ;
  • L’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ainsi que du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données ;
  • Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, l’existence du droit de retirer le consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;
  • Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • La source d’où proviennent les données à caractère personnel et, le cas échéant, une mention indiquant qu’elles sont issues ou non de sources accessibles au public ;
  • L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l’article 22, paragraphes 1 et 4, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

==> Le moment de la fourniture de l’information à la personne concernée

  • Principe
    • L’article 14 du RGPD prévoit que les informations communiquées à la personne concernée doivent lui être fournies dans un délai raisonnable après avoir obtenu les données à caractère personnel, mais ne dépassant pas un mois, eu égard aux circonstances particulières dans lesquelles les données à caractère personnel sont traitées
  • Tempéraments
    • Si les données à caractère personnel doivent être utilisées aux fins de la communication avec la personne concernée, elles doivent lui être communiquées, au plus tard, au moment de la première communication à ladite personne
    • S’il est envisagé de communiquer les informations à un autre destinataire, elles doivent lui être communiquées, au plus tard, lorsque les données à caractère personnel sont communiquées pour la première fois.
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L’article 30 du RGPD dispose que « chaque responsable du traitement et, le cas échéant, le représentant du responsable du traitement tiennent un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité ».

Ce registre participe de la documentation de la conformité. Document de recensement et d’analyse, il doit refléter la réalité des traitements de données personnelles mis en œuvre par le responsable du traitement et permettre d’identifier précisément :

  • Les parties prenantes (représentant, sous-traitants, co-responsables, etc.) qui interviennent dans le traitement des données,
  • Les catégories de données traitées,
  • A quoi servent ces données (ce que qu’on en fait), qui accède aux données et à qui elles sont communiquées,
  • Combien de temps les données collectées sont conservées,
  • Comment elles sont sécurisées.

Au-delà de la réponse à l’obligation prévue par l’article 30 du RGPD, le registre est un outil de pilotage et de démonstration de la conformité au RGPD. Il permet de documenter les traitements de données

I) Les personnes chargées de tenir le registre

Il ressort de l’article 30, 5 du RGPD que l’obligation de tenue d’un registre des activités de traitement ne s’applique pas à toutes les structures.

==> Principe

L’obligation de tenue d’un registre des activités de traitement incombe à toutes les structures qui comportent plus de 250 salariés.

Dès lors que ce seuil est dépassé, le responsable du traitement a l’obligation de constituer ce registre, quand bien même aucun DPD n’a été désigné.

Par ailleurs, l’obligation de tenir un registre s’applique, tant au responsable du traitement, qu’au sous-traitant.

L’article 30, 2 du RGPD énonce en ce sens que chaque sous-traitant et, le cas échéant, le représentant du sous-traitant tiennent un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable du traitement.

==>Exception

Par exception à l’obligation qui s’impose au responsable du traitement et au sous-traitant, l’article 30, 5 du RGPD prévoit que l’obligation de tenue d’un registre ne s’applique pas à une entreprise ou à une organisation comptant moins de 250 employés, sauf si :

  • Le traitement qu’elles effectuent est susceptible de comporter un risque pour les droits et des libertés des personnes concernées, s’il n’est pas occasionnel

OU

  • Le traitement porte notamment sur les catégories particulières de données visées à l’article 9, paragraphe 1, ou sur des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions.

II) Le contenu du registre

Avant l’entrée en vigueur du RGPD, la loi Informatique et Libertés imposait aux responsables de traitements de données personnelles, sauf exceptions, d’accomplir des formalités déclaratives auprès de la CNIL.

A cet égard, cette dernière recommande que le registre tenu par le responsable du traitement, en application de la nouvelle réglementation, fasse état, tant des traitements qui avaient donné lieu, avant l’entrée en vigueur du RGPD, à des déclarations préalables que de ceux intervenus après son adoption.

A) Les traitements antérieurs au 25 mai 2018

Pour les traitements intervenus avant le 25 mai 2018, il est possible d’intégrer au registre prévu par les formalités accomplies lors de la déclaration de ces traitements, soit :

  • Les déclarations simplifiées ;
  • Les déclarations ordinaires ;
  • Les déclarations normales ;
  • Les demandes d’avis ;
  • Les demandes d’autorisation ;
  • Les demandes d’autorisation recherches médicales ;
  • Les demandes d’autorisation évaluation de pratiques de soins.

Il peut être observé que les listes qui concernent les formalités accomplies entre 1979 et le 25 mai 2018 par les responsables publics et privés mettant en œuvre des fichiers, dispositifs ou applications traitant des données relatives à des personnes physiques sont mises à disposition pour une durée de 10 ans à compter du 25 mai 2018 : https://www.cnil.fr/fr/les-formalites-prealables-accomplies-aupres-de-la-cnil-avant-le-25-mai-2018

Reste que dans certains cas, le responsable du traitement était dispensé d’accomplir des formalités :

  • Les organismes, publics ou privés, qui avaient désigné un Correspondant Informatique et Libertés (CIL) étaient ainsi dispensés, depuis octobre 2005, d’accomplir certaines formalités (déclarations) auprès de la CNIL.
  • La CNIL avait également dispensé de déclaration certains traitements de données personnelles courants.

D’autres traitements étaient encore dispensés, non pas de déclaration, mais de la publication de l’acte réglementaire qui les autorise :

  • Les données relatives à certains traitements mis en œuvre par l’Etat (article 26 III de la loi Informatique et Libertés en vigueur avant le 25 mai 2018) étaient également dispensées de publication.
  • Les traitements mis en œuvre par des particuliers (ex. : vidéosurveillance de leur habitation dans laquelle interviennent des employés à domicile), susceptibles de comporter des informations relatives à leur vie privée, ne sont pas concernés par cette publication.

Pour ces traitements dispensés de déclaration ou de publication, s’il n’est pas nécessaire d’en faire mention sur le registre des activités, il doit, en revanche, être fait état de l’exemption dont ils bénéficient.

B) Les traitements postérieurs au 25 mai 2018

  1. Le registre du responsable du traitement

L’article 30, 1 du RGPD prévoit que le registre des activités de traitement doit mentionner les informations suivantes :

  • Le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint du traitement, du représentant du responsable du traitement et du délégué à la protection des données ;
  • Les finalités du traitement ;
  • Une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel ;
  • Les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales ;
  • Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;
  • Dans la mesure du possible, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données ;
  • Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en œuvre.

2. Le registre du sous-traitant

S’agissant du registre tenu par le sous-traitant, en application de l’article 30, 2 du RGPD il doit comporter :

  • Le nom et les coordonnées du ou des sous-traitants et de chaque responsable du traitement pour le compte duquel le sous-traitant agit ainsi que, le cas échéant, les noms et les coordonnées du représentant du responsable du traitement ou du sous-traitant et celles du délégué à la protection des données ;
  • Les catégories de traitements effectués pour le compte de chaque responsable du traitement (par exemple : pour la catégorie « service d’envoi de messages de prospection », il peut s’agir de la collecte des adresses mails, de l’envoi sécurisé des messages, de la gestion des désabonnements, etc.)
  • Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;
  • Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en œuvre.

III) Les modalités de tenue du registre

Compte tenu des informations qui doivent figurer sur le registre, celui-ci doit nécessairement prendre la forme d’un écrit.

L’article 30, 3 prévoit en ce sens que 3 le registre se présente « sous une forme écrite y compris la forme électronique. »

Pour faciliter la tenue de ce registre, la CNIL propose un modèle de registre de base, destiné à répondre aux besoins les plus courants en matière de traitements de données, en particulier des petites structures (TPE-PME, associations, petites collectivités, etc.).

La CNIL recommande, dans la mesure du possible, d’enrichir le registre de mentions complémentaires afin d’en faire un outil plus global de pilotage de la conformité.

Le registre doit être mise à jour régulièrement au gré des évolutions fonctionnelles et techniques des traitements de données.

En pratique, toute modification apportée aux conditions de mise en œuvre de chaque traitement inscrit au registre (nouvelle donnée collectée, allongement de la durée de conservation, nouveau destinataire du traitement, etc.) doit être portée au registre.

IV) La mise à disposition du registre

==> La communication du registre à la CNIL

L’article 30, 4 du RGPD prévoit que le responsable du traitement ou le sous-traitant et, le cas échéant, leur représentant doivent metttre le registre à la disposition de l’autorité de contrôle sur demande.

Elle pourra en particulier l’utiliser dans le cadre de sa mission de contrôle des traitements de données.

==> La communication du registre aux personnes

La CNIL rappelle que selon que le registre est tenu par un organisme public ou privé, sa communication peut être autorisée ou interdite

  • S’agissant des organismes du secteur public
    • Ils sont tenus de communiquer le registre à toute personne qui en fait la demande, car il s’agit d’un document administratif, communicable à tous, au sens du code des relations entre le public et l’administration.
    • Toutefois, le registre communiqué doit être occulté de toute information dont la divulgation pourrait en particulier porter atteinte aux secrets protégés par la loi, et notamment à la sécurité des systèmes d’information.
  • S’agissant des organismes privés
    • Ils ne sont pas tenus de communiquer le registre au public.
    • Néanmoins, ils peuvent, s’ils l’estiment opportun, le communiquer aux personnes qui en font la demande.
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