L’orientation de l’affaire: distribution, fixation et renvoi (circuit court ou circuit long)

Si l’enrôlement de l’affaire est un prérequis pour que la juridiction soit valablement saisie, cette démarche seule ne suffit pas à permettre au juge de se saisir matériellement du dossier.

Une fois l’affaire inscrite au rôle, il est, en effet, nécessaire que l’affaire soit « orientée » vers un juge, soit pour qu’il soit procédé à son instruction, soit aux fins de jugement.

Cette phase purement administrative de la procédure, qui s’engage lors de la remise de l’acte introductif d’instance au greffe et qui s’achève au moment de l’orientation de l’affaire, est minutieusement organisée par le Code de procédure civile aux articles 726 à 729-1 et 821 à 826.

Dans le cadre de l’orientation de l’affaire, deux étapes doivent être distinguées :

  • L’étape de distribution et de fixation de l’affaire
  • L’étape de renvoi de l’affaire

I) La distribution et la fixation

L’article 822 du CPC dispose que « la copie de l’assignation, de la requête ou de la requête conjointe est, dès sa remise au greffe, présentée par le greffier au président du tribunal en vue des formalités de fixation et de distribution. »

L’article 825 précise que, en parallèle, « le greffier avise aussitôt les avocats dont la constitution lui est connue du numéro d’inscription au répertoire général, des jour et heure fixés par le président du tribunal pour l’appel de l’affaire et de la chambre à laquelle celle-ci est distribuée. »

Il ressort de ces dispositions que des missions très précises sont confiées au greffier, ainsi qu’au Président du Tribunal dans le cadre de la phase de distribution et de fixation de l’affaire.

  • S’agissant du greffier, il lui incombe :
    • D’une part, consécutivement à l’enrôlement de l’acte introductif d’instance de présenter l’affaire au Président du Tribunal l’affaire dont la juridiction est saisie
    • D’autre part, d’informer les avocats de la décision à intervenir du Président de la juridiction quant à la distribution et à la fixation de l’affaire
  • S’agissant du Président du Tribunal, il lui appartient d’accomplir deux sortes de formalités que sont :
    • La distribution de l’affaire
    • La fixation de l’affaire

La distribution et la fixation de l’affaire sont des étapes essentielles de la phase d’orientation de l’affaire. À cet égard, il convient de bien les distinguer.

==> La distribution de l’affaire

La distribution consiste à attribuer l’affaire à l’une des chambres du Tribunal, lorsque celui-ci en comporte plusieurs.

Cette distribution intervient lorsque l’instance a été introduite, tant au moyen d’une assignation, que d’une requête conjointe (art. 822 CPC).

L’article 822 prévoit que la décision de distribution du président fait l’objet d’une simple mention en marge de la copie.

En ce qu’elle consiste en une mesure d’administration judiciaire, cette décision est insusceptible de recours (art. 537 CPC).

En tout état de cause, en application de l’article 825 du CPC, les avocats devront être immédiatement informés par le greffe de cette distribution de l’affaire à une chambre du Tribunal, ainsi que du jour et de l’heure de la fixation.

==> La fixation de l’affaire

L’article 758 du CPC pour l’assignation et l’article 796 pour la requête conjointe prévoient que « le président du tribunal fixe les jour et heure auxquels l’affaire sera appelée ».

Ainsi, la fixation consiste à déterminer le jour et l’heure de l’audience à laquelle l’affaire sera appelée en vue qu’il soit décidé :

  • Soit de renvoyer l’affaire à l’audience aux fins de jugement
  • Soit de renvoyer l’affaire devant le Juge de la mise en état aux fins d’instruction

Cette audience à laquelle l’affaire à être appelée est communément désignée sous le nom de « conférence du Président ».

Lorsque le Tribunal ne comporte qu’une seule chambre, la fixation intervient immédiatement après l’enrôlement de l’acte introductif d’instance.

Lorsque, en revanche, le Tribunal comporte plusieurs chambres, ce qui sera le plus souvent le cas, l’affaire est, d’abord distribuée par le Président du Tribunal, après quoi elle fait l’objet d’une fixation par le Président de chambre.

À l’instar de la distribution, la fixation constitue une mesure d’administration judiciaire, de sorte qu’elle est insusceptible de voie de recours.

Par ailleurs, la décision de fixation de l’affaire fera l’objet d’une simple mention en marge de la copie de l’assignation ou de la requête.

Enfin, ainsi que le prévoit l’article 825 du CPC les avocats constitués doivent être avisés de la date de fixation de l’affaire

La conférence du Président sera l’occasion, outre l’orientation de l’affaire, de vérifier la constitution des avocats.

II) Le renvoi de l’affaire

L’article 759 du CPC dispose que « au jour fixé, l’affaire est obligatoirement appelée devant le président de la chambre à laquelle elle a été distribuée. »

L’objet de la conférence du Président est d’orienter l’affaire vers le circuit le plus adapté aux circonstances de la cause.

Aussi, les avocats sont-ils invités à échanger avec le Président afin qu’il soit fait un point sur l’état de l’affaire.

La question qui ici se pose, indépendamment de la constitution des avocats qui sera examinée avec attention par le Président, est de savoir si l’affaire est en état d’être jugée ou s’il est nécessaire de procéder à son instruction.

À l’examen, à l’issue de l’audience de fixation, le président dispose, en vérité, de trois options :

  • Soit, il renvoie l’affaire à l’audience aux fins de jugement (circuit court)
  • Soit, il renvoie l’affaire à une seconde audience de fixation
  • Soit, il renvoie l’affaire devant le juge de la mise en état (circuit long)

A) Le renvoi de l’affaire à l’audience aux fins de jugement

L’article 760 du CPC prévoit que lors de la conférence du Président l’affaire peut être renvoyée immédiatement à l’audience aux fins de jugement. C’est ce que l’on appelle le circuit court.

Il peut être opté pour ce circuit court dans deux cas :

  • Premier cas : l’affaire est en état d’être jugée
    • L’article 760, al. 1er du CPC prévoit en ce sens que « le président renvoie à l’audience les affaires qui, d’après les explications des avocats et au vu des conclusions échangées et des pièces communiquées, lui paraissent prêtes à être jugées sur le fond. »
    • La question qui alors se pose est de savoir à partir de quand peut-on estimer qu’une affaire est en état d’être jugée.
    • À l’évidence, tel sera le cas lorsque les parties auront pu valablement débattre sur la base de conclusions échangées et de pièces communiquées.
    • Le Président de la conférence devra s’assurer, avant de renvoyer l’affaire à l’audience, que le débat est épuisé et que le principe du contradictoire a été respecté.
    • Aussi, le renvoi ne pourra être prononcé qu’à la condition que le défendeur ait eu la faculté de conclure, soit de répondre à l’assignation dont il a fait l’objet.
    • C’est là une exigence expressément posée par l’article 760 qui précise que le renvoi ne peut avoir lieu qu’« au vu des conclusions échangées et des pièces communiquées».
  • Deuxième cas : le défendeur ne comparaît pas
    • L’article 760, al. 2 prévoit que le Président de la conférence « renvoie également à l’audience les affaires dans lesquelles le défendeur ne comparaît pas si elles sont en état d’être jugées sur le fond, à moins qu’il n’ordonne la réassignation du défendeur.»
    • Il s’infère de cette disposition que deux conditions doivent être remplies pour que le renvoi soit acquis de plein droit :
      • Le défendeur ne doit pas comparaître
      • L’affaire doit être en état d’être jugée
    • Ainsi, le Président de la conférence devra s’assurer que toutes les mesures ont été prises pour que le défendeur soit prévenu de la procédure dont il fait l’objet et qu’il ait été en mesure de constituer avocat.
    • Plus précisément, il doit veiller :
      • D’une part, à ce que le principe du contradictoire ait bien été respecté
      • D’autre part, à ce que les éléments produits et les prétentions présentées par le défendeur soient suffisamment sérieux
    • Si le Président s’aperçoit que l’affaire n’est pas en état d’être jugée, il peut imposer au demandeur de réassigner le défendeur.
  • Troisième cas : l’instance a été introduite au moyen d’une requête conjointe
    • Ce troisième cas n’est certes pas visé par l’article 796 du CPC qui traite de l’orientation de l’affaire lorsqu’elle procède du dépôt d’une requête conjointe.
    • Toutefois, elle est admise par la jurisprudence qui considère que dans la mesure où les parties sont d’accord sur les termes du litige, il n’y a pas lieu à procéder à une instruction de l’affaire.
    • Il est, en effet, fort probable qu’elles se soient entendues sur le dispositif de la décision sollicitée qui se traduira, la plupart du temps, par l’homologation d’un accord.

Dans tous les cas, lorsque le Président constate que toutes les conditions sont réunies pour que l’affaire soit jugée sans qu’il y ait lieu de la renvoyer devant le Juge de la mise en état, il doit déclarer l’instruction close et fixer la date de l’audience, étant précisé que celle-ci peut être tenue le jour même.

B) Le renvoi de l’affaire à une seconde audience de fixation

==> Les causes de renvoi

L’article 761 du CPC prévoit que « le président peut également décider que les avocats se présenteront à nouveau devant lui, à une date qu’il fixe, pour conférer une dernière fois de l’affaire, s’il estime qu’un ultime échange de conclusions ou une ultime communication de pièces suffit à la mettre en état ou que les conclusions des parties doivent être mises en conformité avec les dispositions de l’article 753. »

Il ressort de cette disposition que le Président peut, s’il le décide, renvoyer l’affaire à une seconde conférence, afin qu’il soit statué sur son orientation.

Ce renvoi à une seconde conférence peut être justifié dans deux cas :

  • Premier cas
    • Le Président estime que, si l’affaire n’est pas en état d’être jugée, le débat est suffisamment avancé pour qu’il ne soit pas nécessaire de procéder à une instruction.
    • Aussi, la solution intermédiaire, consiste-t-elle à consentir aux parties du temps, afin que les échanges de conclusions et de pièces puissent se poursuivre.
    • L’article 761, al.2 dispose en ce sens que le Président « impartit à chacun des avocats le délai nécessaire à la signification des conclusions et, s’il y a lieu, à la communication des pièces. Sa décision fait l’objet d’une simple mention au dossier. »
  • Second cas
    • Le Président relève que le défendeur n’a pas valablement constitué avocat.
    • Afin de lui permettre de régulariser cette situation, un renvoi de l’affaire à une seconde conférence est nécessaire, le juge devant adopter toutes les mesures utiles pour qu’un débat contradictoire puisse avoir lieu

==> La seconde conférence

Lors de la seconde conférence, le Président n’a d’autre choix que de prendre une décision quant à l’orientation de l’affaire.

Deux situations sont alors susceptibles de se présenter au Président :

  • Première situation : l’affaire est désormais en état d’être jugée
    • Dans cette hypothèse, la plus simple, le Président n’a d’autre choix que de renvoyer l’affaire à l’audience aux fins de jugement
    • L’article 761, al. 3 dispose que « à la date fixée par lui, le président renvoie l’affaire à l’audience si elle a été mise en état dans les délais impartis […] auxquels cas il déclare l’instruction close et fixe la date de l’audience».
    • L’audience peut, en théorie, se tenir le jour-même.
  • Seconde situation : l’affaire n’est toujours pas en état d’être jugée
    • Il ressort de la combinaison des articles 761 et 762 du CPC que deux hypothèses doivent être distinguées :
      • L’affaire est renvoyée devant le juge de la mise en état
        • Lorsque le Président constate que l’affaire n’est toujours pas en état d’être jugée nonobstant le délai consenti aux parties lors de la première conférence, il est fort probable qu’il prononce un renvoi devant le Juge de la mise en état afin qu’il soit procédé à une instruction de l’affaire.
        • À cet égard, l’article 762, al. 1er prévoit que « toutes les affaires que le président ne renvoie pas à l’audience sont mises en état d’être jugées»
        • Reste que ce renvoi devant le Juge de la mise en état n’est pas une obligation.
        • Le Président peut décider de renvoyer l’affaire à l’audience aux fins de jugement, alors même qu’elle n’est pas en état.
      • L’affaire est renvoyée à l’audience aux fins de jugement
        • Bien que contraire au principe général selon lequel seules les affaires en état sont susceptibles d’être jugées, le Président peut décider de renvoyer à l’audience une affaire qui n’est pas en état.
        • Le Président ne pourra néanmoins statuer en ce sens qu’à la condition qu’une demande ait été formulée par un avocat.
        • Il n’accédera, d’ailleurs, à cette demande que s’il est établi que l’une des parties a été négligente, en ne répondant pas, par exemple, à son contradicteur.
        • Aussi, lorsque cette décision est prise, elle vise à sanctionner l’une des parties.

C) Le renvoi de l’affaire devant le Juge de la mise en état

Lorsque le Président estime à l’issue, soit de la première conférence, soit de la seconde, que l’affaire pas en état d’être jugée, il prononcera un renvoi devant le Juge de la mise en état, en application de l’article 762 du CPC. C’est ce que l’on appelle la voie du circuit long.

Le greffe doit alors aviser les avocats constitués de la désignation du juge de la mise en état, étant précisé que cette décision est une mesure d’administration judiciaire. Elle est donc insusceptible de voie de recours.

En tout état de cause, conformément à l’article 822 du CPC, la décision du Président fait l’objet d’une simple mention en marge de la copie de l’assignation.

Une fois transmise au Juge de la mise en état, l’affaire est instruite sous son seul contrôle. Celui-ci a notamment pour mission de veiller au déroulement loyal de la procédure, spécialement à la ponctualité de l’échange des conclusions et de la communication des pièces.

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