L’un des principaux apports du RGPD est qu’il généralise l’obligation de notifier les violations de données à caractère personnel à l’autorité de contrôle et aux personnes concernées.
==> Notion
Le RGPD définit en son article 4, 12 la violation de données à caractère personnel comme « une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données »
Sensiblement dans le même sens, l’article 34 bis de la loi informatique et libertés prévoit que « on entend par violation de données à caractère personnel toute violation de la sécurité entraînant accidentellement ou de manière illicite la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé à des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement dans le cadre de la fourniture au public de services de communications électroniques. »
Il ressort de ces deux définitions que, pour qu’une violation de données à caractère personnel soit caractérisée, deux éléments doivent être réunis :
- Un traitement de données à caractère personnel doit avoir été mis en œuvre
- Les données ont fait l’objet d’une violation laquelle consiste
- Soit en la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données
- Soit en l’accès non autorisé à ces données
Dans son avis 03/2014 sur la notification des violations, le G29 considérait que les violations pouvaient être classées selon trois principes de sécurité de l’information bien connus :
- Violation de la confidentialité: la divulgation ou l’accès non autorisés ou accidentels à des données à caractère personnel
- Violation de l’intégrité: l’altération non autorisée ou accidentelle de données à caractère personnel
- Violation de la disponibilité: la destruction ou la perte accidentelles ou non autorisées de l’accès15 à des données à caractère personnel
Il convient également de noter qu’en fonction des circonstances, une violation peut concerner à la fois la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de données à caractère personnel ou une combinaison de ces éléments.
S’il est relativement facile de déterminer si une violation de la confidentialité ou de l’intégrité s’est produite, il peut être moins évident de déterminer l’existence d’une violation de la disponibilité. Une violation sera toujours considérée comme une violation de la disponibilité en cas de perte ou de destruction permanente de données à caractère personnel.
==> Enjeux
Comme relevé pour le Groupe de l’article 29, une violation de données à caractère personnel peut potentiellement avoir, pour les personnes concernées, toute une série de conséquences négatives, susceptibles d’entraîner des dommages physiques, matériels ou un préjudice moral.
Le RGPD indique que ces dommages et préjudices peuvent inclure une perte de contrôle sur leurs données à caractère personnel, la limitation de leurs droits, une discrimination, un vol ou une usurpation d’identité, une perte financière, un renversement non autorisé de la procédure de pseudonymisation, une atteinte à la réputation ou une perte de confidentialité de données à caractère personnel protégées par le secret professionnel. Ils peuvent également comprendre tout autre dommage économique ou social important pour les personnes concernées.
Pour ces raisons, le RGPD exige donc du responsable du traitement qu’il notifie toute violation à l’autorité de contrôle, à moins qu’elle ne soit pas susceptible d’engendrer le risque que de telles conséquences négatives ne se produisent. Lorsqu’en revanche, ce risque est élevé, le RGPD exige du responsable du traitement qu’il communique la violation aux personnes concernées dans les meilleurs délais.
Deux sortes de notifications sont ainsi envisagées par le texte :
- La notification à l’autorité de contrôle
- La notification aux personnes concernées
I) La notification des violations de données à l’autorité de contrôle
A) Principe
==> Exigence de notification
L’article 33 du RGPD dispose que en cas de violation de données à caractère personnel, le responsable du traitement en notifie la violation en question à l’autorité de contrôle compétente, soit à la CNIL lorsque la violation intervient sur le territoire français.
Quant au sous-traitant, il a l’obligation de notifier au responsable du traitement toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.
Plus encore, en application de l’article 28, 3, f, il doit, aider le responsable du traitement à garantir le respect de l’obligation de notification, compte tenu de la nature du traitement et des informations à la disposition du sous-traitant.
==> Contenu de la notification
La notification dont est destinataire l’autorité de contrôle doit :
- Décrire la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
- Communiquer le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
- Décrire les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
- Décrire les mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
==> Le délai de notification
- La notification à bref délai
- L’article 33, 1 du RGPD prévoit que la notification de la violation de données doit intervenir dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.
- Cette exigence soulève la question de savoir quand un responsable du traitement peut être considéré comme ayant pris « connaissance » d’une violation.
- Le Groupe de l’article 29 considère qu’un responsable du traitement doit être considéré comme ayant pris « connaissance » lorsqu’il est raisonnablement certain qu’un incident de sécurité s’est produit et que cet incident a compromis des données à caractère personnel.
- Au vrai, le moment exact où un responsable du traitement peut être considéré comme ayant pris « connaissance » d’une violation spécifique dépendra des circonstances de la violation en question.
- Dans certains cas, il sera relativement clair dès le début qu’une violation s’est produite, tandis que dans d’autres, un certain temps pourrait être nécessaire avant de pouvoir déterminer si des données à caractère personnel ont été compromises.
- Après avoir pris connaissance d’un incident, le responsable du traitement doit notifier toute violation soumise à l’obligation de notification dans les meilleurs délais, et, si possible, dans les 72 heures.
- Pendant cette période, il appartient au responsable du traitement d’évaluer le risque probable pour les personnes concernées afin de déterminer si l’obligation de notification s’applique et quelle ou quelles mesures doivent être prises afin de remédier à cette violation.
- La notification échelonnée
- En fonction de la nature de la violation, il peut être nécessaire que le responsable du traitement effectue une enquête complémentaire afin d’établir tous les faits pertinents liés à l’incident.
- Aussi l’article 33, 4, dispose-t-il que « si, et dans la mesure où, il n’est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans autre retard indu. »
- Cela signifie que le RGPD reconnaît que les responsables du traitement ne disposeront pas toujours de toutes les informations nécessaires concernant une violation dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, dès lors que l’ensemble des détails de l’incident peuvent ne pas être systématiquement disponibles au cours de cette période initiale.
- Il autorise donc une notification échelonnée.
- Une telle notification interviendra plus probablement dans le cas de violations plus complexes, telles que certains types d’incidents de cybersécurité nécessitant par exemple une enquête approfondie et détaillée afin d’établir pleinement la nature de la violation et la mesure dans laquelle des données à caractère personnel ont été compromises.
- Dans de nombreux cas, le responsable du traitement devra ainsi poursuivre son enquête et fournir des informations complémentaires à l’autorité de contrôle par la suite.
- Il y est autorisé à condition de justifier son retard conformément à l’article 33, 1.
- Le Groupe de l’article 29 recommande que, si le responsable du traitement ne dispose pas encore de toutes les informations nécessaires, il en informe l’autorité de contrôle dans le cadre de sa notification initiale et précise qu’il fournira des informations plus détaillées par la suite.
- La notification tardive
- L’article 33, 1 du RGPD prévoit que « lorsque la notification à l’autorité de contrôle n’a pas lieu dans les 72 heures, elle est accompagnée des motifs du retard. »
- Cette disposition reconnaît, au même titre que le concept de notification échelonnée, qu’un responsable du traitement peut ne pas toujours être en mesure de notifier une violation dans ce délai, et qu’une notification tardive pourrait être autorisée.
- Un tel scénario pourrait par exemple se produire lorsqu’un responsable du traitement constate, sur une courte période, plusieurs violations similaires affectant de façon identique de grandes quantités de personnes concernées.
- Un responsable du traitement pourrait prendre connaissance d’une violation et, en entreprenant son enquête et avant la notification, détecter d’autres violations similaires dont la cause diffère.
- En fonction des circonstances, il pourrait falloir un certain temps au responsable du traitement pour établir la portée des violations et pour élaborer une notification constructive comprenant différentes violations très similaires, mais aux causes potentiellement différentes, plutôt que de notifier chaque violation individuellement.
- La notification à l’autorité de contrôle peut par conséquent avoir lieu plus de 72 heures après la prise de connaissance de ces violations par le responsable du traitement.
==> La documentation de la violation
Que la violation de données doive ou non être notifiée à l’autorité de contrôle, le responsable du traitement a l’obligation de documenter toutes les violations, comme exigé à l’article 33, 5 du RGPD.
Le texte prévoit que « le responsable du traitement documente toute violation de données à caractère personnel, en indiquant les faits concernant la violation des données à caractère personnel, ses effets et les mesures prises pour y remédier. La documentation ainsi constituée permet à l’autorité de contrôle de vérifier le respect du présent article. »
Cette obligation de documentation est liée au principe de responsabilité du RGPD figurant à l’article 5 2.
Cette exigence de tenir des registres des violations, qu’elles soient sujettes à notification ou non, est également liée aux obligations du responsable du traitement au titre de l’article 24, et l’autorité de contrôle peut demander à voir lesdits registres.
Les responsables du traitement sont donc encouragés à établir un registre interne des violations, qu’ils soient tenus de les notifier ou non.
S’il appartient au responsable du traitement de déterminer la méthode et la structure à utiliser pour documenter une violation, certaines informations clés doivent être incluses en toutes circonstances.
Comme requis à l’article 33, 5, le responsable du traitement doit reprendre des informations concernant la violation, y compris les causes, les faits et les données à caractère personnel concernées. Il doit également inclure les effets et les conséquences de la violation ainsi que les mesures prises par le responsable du traitement pour y remédier.
Outre ces informations, le Groupe de l’article 29 recommande que le responsable du traitement documente également le raisonnement justifiant les décisions prises en réaction à la violation.
En particulier, lorsqu’une violation n’est pas notifiée, la justification de cette décision doit être documentée.
Cette justification doit inclure les raisons pour lesquelles le responsable du traitement considère que la violation est peu susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des individus.
B) Exception
L’article 33, 1 prévoit clairement qu’une violation qui n’est « pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques » n’a pas à être notifiée à l’autorité de contrôle.
Tel pourrait par exemple être le cas lorsque les données à caractère personnel sont déjà disponibles pour le public et qu’une divulgation desdites données n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les personnes concernées.
Ceci contraste avec les obligations de notification s’appliquant aux fournisseurs de services de communications électroniques accessibles au public en vertu de la directive 2009/136/CE, qui dispose que toutes les violations pertinentes doivent être notifiées à l’autorité compétente.
A cet égard, dans son avis 03/2014 sur la notification des violations, le Groupe de l’article 29 expliquait qu’une violation de la confidentialité de données à caractère personnel qui ont été cryptées à l’aide d’un algorithme de pointe constitue, malgré tout, une violation de données à caractère personnel, et que celle-ci devait être notifiée.
Néanmoins, si la confidentialité de la clé de cryptage est intacte – soit que la clé n’a été compromise dans aucune violation de sécurité et a été générée de façon à ne pouvoir être trouvée, par aucun moyen technologique existant, par quelqu’un qui n’est pas autorisé à l’utiliser –, les données sont en principe incompréhensibles.
La violation n’est donc pas susceptible de porter atteinte aux personnes concernées et n’aurait donc pas besoin de leur être communiquée.
Toutefois, même lorsque les données sont cryptées, une perte ou une altération peut avoir des conséquences négatives pour les personnes concernées lorsque le responsable du traitement ne dispose pas de sauvegardes adéquates.
Dans ce cas de figure, il convient de communiquer la violation aux personnes concernées, même si les données elles-mêmes ont fait l’objet de mesures de cryptage adéquates.
II) La notification des violations de données aux personnes concernées
A) Principe
==> Exigence de notification
L’article 34 du RGPD dispose que lorsqu’une violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, le responsable du traitement communique la violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais.
Il ressort de cette disposition que la notification est ainsi exigée dès lorsque que la violation de données « est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique ».
Le seuil à atteindre est par conséquent plus élevé pour la communication aux personnes concernées que pour la notification à l’autorité de contrôle, et toutes les violations ne devront donc pas être communiquées aux personnes concernées, ce qui les protège de notifications excessives et non nécessaires.
La question qui alors se pose est de savoir ce que l’on doit entendre par « risque élevé pour les droits et libertés » des personnes.
==> L’appréciation du risque élevé
Le considérant 75 du RGPD indique :
- D’une part, que, les risques pour les droits et libertés des personnes physiques sont susceptibles de présenter différents degrés de probabilité et de gravité
- D’autre part, que, des risques pour les droits et libertés des personnes physiques existent en particulier :
- Lorsque le traitement peut donner lieu à une discrimination, à un vol ou une usurpation d’identité, à une perte financière, à une atteinte à la réputation, à une perte de confidentialité de données protégées par le secret professionnel, à un renversement non autorisé du processus de pseudonymisation ou à tout autre dommage économique ou social important
- Lorsque les personnes concernées pourraient être privées de leurs droits et libertés ou empêchées d’exercer le contrôle sur leurs données à caractère personnel
- Lorsque le traitement concerne des données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les convictions philosophiques, l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou des données relatives à des condamnations pénales et à des infractions, ou encore à des mesures de sûreté connexes
- Lorsque des aspects personnels sont évalués, notamment dans le cadre de l’analyse ou de la prédiction d’éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences ou centres d’intérêt personnels, la fiabilité ou le comportement, la localisation ou les déplacements, en vue de créer ou d’utiliser des profils individuels
- Lorsque le traitement porte sur des données à caractère personnel relatives à des personnes physiques vulnérables, en particulier les enfants
- Lorsque le traitement porte sur un volume important de données à caractère personnel et touche un nombre important de personnes concernées.
Le considérant 76 précise qu’il convient de déterminer la probabilité et la gravité du risque pour les droits et libertés de la personne concernée en fonction de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement.
A cet égard, le risque doit faire l’objet d’une évaluation objective permettant de déterminer si les opérations de traitement des données comportent un risque ou un risque élevé.
Le Groupe de l’article 29 recommande que l’évaluation du risque tienne compte d’un certain nombre de critères :
- Le type de violation
- Le type de la violation survenue peut avoir une incidence sur le niveau de risque encouru par les personnes concernées.
- Par exemple, les conséquences d’une violation de la confidentialité dans le cadre de laquelle des informations médicales ont été divulguées à des parties non autorisées pourraient différer de celles engendrées par une violation dans le cadre de laquelle les informations médicales d’un patient ont été perdues ou ne sont plus disponibles.
- La nature, le caractère sensible et le volume des données à caractère personnel
- L’un des facteurs clés dans l’évaluation du risque est le type et le caractère sensible des données à caractère personnel qui ont été compromises par la violation.
- En général, plus les données sont sensibles, plus le risque de dommage sera élevé pour les personnes concernées, mais il convient également de tenir compte des autres données à caractère personnel qui pourraient déjà être disponibles au sujet de la personne concernée.
- Par exemple, dans des circonstances normales, la divulgation du nom et de l’adresse d’une personne est peu susceptible d’entraîner un préjudice important.
- La facilité d’identification des personnes concernées
- Un facteur important à prendre en compte est la facilité avec laquelle une partie ayant accès à des données à caractère personnel compromises peut identifier des individus spécifiques ou associer les données en question à d’autres informations afin d’identifier ces mêmes individus.
- Dans certaines circonstances, une identification pourrait être possible directement à partir des données à caractère personnel compromises, sans que des recherches spécifiques ne soient nécessaires pour découvrir l’identité de la personne concernée, tandis que dans d’autres, il pourrait être extrêmement difficile d’attribuer des données à caractère personnel à une personne spécifique, bien que cela puisse toujours être possible dans certaines conditions.
- Une identification peut être directement ou indirectement possible à partir des données compromises, comme elle peut dépendre des circonstances spécifiques de la violation et de la disponibilité publique de renseignements personnels connexes.
- La gravité des conséquences pour les personnes concernées
- En fonction de la nature des données à caractère personnel impliquées dans une violation, par exemple des catégories particulières de données, les dommages potentiels pour les personnes concernées peuvent être particulièrement graves, notamment lorsque la violation pourrait entraîner un vol ou une usurpation d’identité, un préjudice physique, une détresse psychologique, une humiliation ou une atteinte à la réputation.
- Si la violation concerne des données à caractère personnel de personnes vulnérables, celles-ci pourraient être exposées à un plus grand risque de dommages.
- Les caractéristiques particulières des personnes concernées
- Une violation peut toucher des données à caractère personnel concernant des enfants ou d’autres personnes vulnérables, qui pourraient alors être exposés à un risque plus important.
- D’autres facteurs spécifiques aux personnes concernées pourraient également affecter la gravité des conséquences de la violation pour les personnes en question.
- Les caractéristiques particulières du responsable du traitement
- La nature et le rôle du responsable du traitement ainsi que de ses activités peuvent affecter le niveau de risque qu’engendre une violation pour les personnes concernées.
- Par exemple, dès lors qu’une organisation médicale traite des catégories particulières de données à caractère personnel, le risque pour les personnes concernées sera plus important en cas de violation de données à caractère personnel que s’il s’agissait d’une liste de diffusion d’un journal.
- Le nombre de personnes concernées
- Une violation peut toucher uniquement une personne, un nombre restreint de personnes ou des milliers de personnes, voire davantage.
- En général, plus le nombre de personnes concernées est élevé, plus les conséquences potentielles d’une violation sont nombreuses.
- Éléments généraux
- Lorsqu’il évalue le risque susceptible de résulter d’une violation, le responsable du traitement devrait ainsi examiner à la fois la gravité des conséquences potentielles pour les droits et libertés des personnes concernées et la probabilité que ces conséquences se produisent.
- Il est évident que lorsque les conséquences d’une violation sont potentiellement plus graves, le risque est plus élevé.
- De même, lorsque la probabilité que celles-ci se produisent est plus importante, le risque s’en verra également renforcé.
- En cas de doute, le responsable du traitement devrait opter pour la prudence et procéder à une notification.
==> Contenu de la notification
L’article 34, 2 prévoit que la communication à la personne concernée visée au paragraphe 1 du présent article décrit, en des termes clairs et simples, la nature de la violation de données à caractère personnel et contient au moins les informations et mesures visées à l’article 33, paragraphe 3, points b), c) et d), soit :
- La communication du nom et des coordonnées du délégué à la protection des données ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
- La description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
- La description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
==> Délai de notification
L’article 34, 1 du RGPD prévoit que la notification de la violation doit intervenir dans les plus brefs délais sans autre précision.
Le 4 précise que si le responsable du traitement n’a pas déjà communiqué à la personne concernée la violation de données à caractère personnel la concernant, l’autorité de contrôle peut, après avoir examiné si cette violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé, exiger du responsable du traitement qu’il procède à cette communication ou décider que l’une ou l’autre des conditions visées au paragraphe 3 est remplie.
Il appartient donc au responsable du traitement de notifier immédiatement à l’autorité de contrôle, soit à la CNIL, toute violation de données.
B) Exceptions
L’article 34, 3 définit trois conditions dans lesquelles la communication aux personnes concernées n’est pas nécessaire en cas de violation, à savoir :
- Première condition
- Le responsable du traitement a mis en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel préalablement à la violation, en particulier les mesures qui rendent les données à caractère personnel incompréhensibles pour toute personne qui n’est pas autorisée à y avoir accès.
- Cela pourrait par exemple inclure la protection des données à caractère personnel au moyen d’un chiffrement de pointe ou par tokénisation;
- Deuxième condition
- Le responsable du traitement a pris, immédiatement après la violation, des mesures qui garantissent que le risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées n’est plus susceptible de se concrétiser.
- Par exemple, en fonction des circonstances du cas d’espèce, le responsable du traitement peut avoir immédiatement déterminé et pris des mesures contre la personne ayant accédé aux données à caractère personnel avant qu’elle n’ait pu les utiliser.
- Il convient cependant toujours de tenir compte des conséquences potentielles de toute violation de la confidentialité, toujours en fonction de la nature des données concernées.
- Troisième condition
- Contacter les personnes concernées exigerait des efforts disproportionnés
- Par exemple si leurs coordonnées ont été perdues à la suite de la violation ou ne sont tout simplement pas connues.
- Dans un tel cas, le responsable du traitement doit procéder à une communication publique ou prendre une mesure similaire permettant aux personnes concernées d’être informées de manière tout aussi efficace.
- En cas d’efforts disproportionnés, des dispositions techniques pourraient également être envisagées afin que les informations concernant la violation soient disponibles sur demande, ce qui pourrait se révéler utile pour les personnes éventuellement affectées par la violation, mais que le responsable du traitement n’est pas en mesure de contacter par un autre biais.